Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement Kynologenclub Noord-West Veluwe

Artikel 1      Toelating van leden

1. Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode, woonplaats en telefoonnummer en e-mail adres. Indien het een aanmelding als jeugdlid betreft, wordt ook de geboortedatum vermeld. Bij een aanmelding als partnerlid wordt de naam van de partner vermeld en indien gewenst een eigen e-mail adres.
2. Naam en woonplaats van de in het eerste lid bedoelde personen worden zo spoedig mogelijk in het orgaan van de vereniging gepubliceerd, nadat het bestuur, conform artikel 10 van de statuten, over de toelating heeft beslist.
3. De secretaris of een daartoe gemachtigd bestuurslid deelt het bestuursbesluit omtrent de toelating zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de betrokkene(n) mee. In geval van niet-toelating worden daarbij de motieven meegedeeld, die het bestuur tot zijn beslissing hebben geleid. In geval van toelating wordt een exemplaar van de statuten en van dit huishoudelijk reglement bijgevoegd.
4. Zij die door het Tuchtcollege voor de Kynologie zijn gediskwalificeerd.
5. Het bestuur kan het besluit omtrent de toelating ten hoogste twee maanden aanhouden, indien de aanmelding voor het lidmaatschap minder dan twee maanden vóór het houden van een ledenvergadering wordt ontvangen.
6. Indien de toelating door het bestuur wordt geweigerd, staat daartegen binnen één maand na ontvangst van het bericht van weigering, waarbij tevens wordt gewezen op de mogelijkheid van beroep, beroep op de ledenvergadering open. De ledenvergadering kan ook uit eigen beweging alsnog tot toelating besluiten.

Artikel 2      Aanvang van het lidmaatschap

1. Het lidmaatschap van algemene leden, partnerleden en jeugdleden vangt aan op de dag volgende op hun toelating.
2. Het lidmaatschap van ereleden vangt aan op de dag volgende op de aanvaarding van hun benoeming.

Artikel 3      Opzegging door het lid

1. Opzegging door het lid geschiedt schriftelijk aan het daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid of lid van de vereniging.
2. Het lidmaatschap eindigt, onverminderd het bepaalde in artikel 14, lid 3 van de statuten, met ingang van de dag die daarvoor bij de opzegging wordt vermeld, doch op zijn vroegst met ingang van de dag volgende op die, waarop de schriftelijke opzegging wordt ontvangen. Indien bij de opzegging geen tijdstip wordt vermeld, eindigt het lidmaatschap aan het einde van het verenigingsjaar, waarin de opzegging plaatsvindt.

Artikel 4      Opzegging en ontzetting

1. Indien het bestuur voornemens is, een besluit te nemen tot opzegging of ontzetting als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.
2. Het betrokken lid kan binnen veertien dagen bij het bestuur een bezwaarschrift tegen het in het eerste lid bedoelde voornemen indienen.
3. Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.

Artikel 5      Organen

De vereniging kent:

1. Een ledenvergadering;
2. Een bestuur
3. Een kascommissie;
4. Eventueel door het bestuur in te stellen commissies.

Artikel 6      Samenstelling bestuur

1. De voorzitter wordt gekozen door het bestuur.
2. De secretaris en de penningmeester kunnen als zodanig worden gekozen.
3. Degene aan wie door het Tuchtcollege voor de Kynologie de straf van diskwalificatie van zijn persoon is opgelegd, is gedurende de duur van deze diskwalificatie niet tot lid van het bestuur benoembaar.
4. De taken en bevoegdheden van het bestuur en de bestuursleden zijn nader omschreven in het document “Taken en bevoegdheden bestuursleden versie dec 2020.pdf”
5. Voor elk bestuurslid zal een VOG-verklaring worden opgevraagd dat aantoont dat het justitiële verleden geen bezwaar vormt. Indien er een bezwaar vanuit de VOG is, zal het bestuurslid direct uit zijn functie worden ontheven.

Artikel 7      Voorzitter

1. De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede gang van zaken binnen de vereniging.
2. Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 12 van het huishoudelijk reglement, de ledenvergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
3. Hij bepaalt de volgorde van behandelingen van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
4. Hij handhaaft de orde in de vergadering.
5. Hij ondertekent samen met de secretaris de belangrijke uitgaande brieven en samen met de notulist de notulen van alle vergaderingen.

Artikel 8      Secretaris

1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en mede -ondertekening aan de voorzitter voor.
2. Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 12 van het huishoudelijk reglement, de notulen van de ledenvergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
3. Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
4. Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen, brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
5. Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie, van alle vergaderstukken en notulen, ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
6. Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen.
7. Hij draagt er, door registratie van de in een ledenvergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen, zorg voor dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijke wijze één stem kan uitbrengen.
8. Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel 20, tweede lid, van de statuten kan worden uitgebracht.
9. Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 18, derde lid, van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft.

Artikel 9      Penningmeester

1. De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
2. De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald.
3. De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
4. De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van artikel 19, lid 2 van de statuten.
5. Hij geeft tevens uitvoering aan artikel 19, lid 2, van de statuten.
6. Hij stelt de begroting, respectievelijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig mogelijk samen, dat deze na vaststelling door het bestuur overeenkomstig de artikelen 19 en 20 van de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.
7. Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens, die de penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester daarvan een overzicht zo dikwijls deze dat verlangt. De penningmeester draagt er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven, die door ander bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken der vereniging worden verantwoord.
8. Het bestuur bewaart alle in dit artikel bedoelde bescheiden gedurende tien jaren.

Artikel 10    Periodieke aftreding

1. Ieder jaar treden op de jaarlijkse ledenvergadering bestuursleden af volgens een door het bestuur op te maken en zo nodig te wijzigen rooster.
2. Dit rooster wordt zodanig opgemaakt, dat:
3. ieder bestuurslid uiterlijk drie jaar na zijn benoeming aftreedt, waarbij onder een jaar wordt verstaan de periode tussen twee opeenvolgende jaarlijkse ledenvergaderingen;
4. de voorzitter, de secretaris en de penningmeester zo mogelijk in verschillende jaren, maar in ieder geval nimmer alle drie gelijktijdig aftreden;
5. zij die in een tussentijdse vacature zijn benoemd, zo mogelijk op het rooster de plaats van hun voorganger innemen.
6. Volgens rooster aftredende bestuursleden kunnen terstond worden herbenoemd.

Artikel 11    Vervulling tussentijdse vacatures

1. Indien in het bestuur één of meer vacatures zijn ontstaan, blijft het bestuur bevoegd.
2. Het bestuur is verplicht, de vervulling van de open plaats of de open plaatsen voor de eerstvolgende ledenvergadering te agenderen. Zodra echter het aantal zitting hebbende bestuursleden minder bedraagt dan vijf, is het bestuur verplicht zo spoedig mogelijk een ledenvergadering ter voorziening in die vacatures te beleggen.

Artikel 12    Bestuursfuncties en vervanging

Het bestuur voorziet in de vervanging van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester in geval van verhindering of ontstentenis en verdeelt ook de werkzaamheden over zijn leden. Op vervanging in geval van verhindering of ontstentenis is het bepaalde in artikel 17, lid 1, van de statuten niet van toepassing.

Artikel 13    Mandatering en delegatie van bestuurstaken en –bevoegdheden

1. Het bestuur kan de uitvoering respectievelijk uitoefening van bepaalde taken en bevoegdheden mandateren aan een of meer van zijn leden. Het bestuur kan daarbij met betrekking tot deze uitvoering en uitoefening richtlijnen en aanwijzingen geven.
2. Het bestuur kan de uitvoering respectievelijk uitoefening van bepaalde taken en bevoegdheden delegeren aan een door het bestuur ingestelde commissie. Het bestuur kan daarbij met betrekking tot deze uitvoering en uitoefening richtlijnen en aanwijzingen geven.
3. De richtlijnen en aanwijzingen mogen niet in strijd zijn met de wet of met de statuten.
4. De leden van commissies als bedoeld in het tweede lid van dit artikel worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
5. Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
6. Bij mandatering aan één of meer bestuursleden wordt steeds in de eerstvolgende bestuursvergadering verslag uitgebracht van hetgeen is verricht.

Artikel 14    Bestuursvergaderingen

1. Het bestuur vergadert als de voorzitter of tenminste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
2. De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste veertien dagen tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.
3. De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig aan alle bestuursleden toegezonden dat deze zich op verantwoorde wijze op de vergadering kunnen voorbereiden.
4. Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen indien ten minste twee / derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.
5. Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het voorstel waarover gestemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volstrekte meerderheid is behaald indien ten minste één stem meer vóór dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden meegerekend.

Artikel 15    Einde bestuurslidmaatschap

Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen veertien dagen na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen, conform het op te stellen document “overdracht bestuursleden”. Het bestuur kan deze termijn verlengen.

Artikel 16    Commissies

1. Het bestuur kan voor de uitvoering van bepaalde taken commissies benoemen.
2. Artikel 13, lid 2 tot en met 5, van het huishoudelijk reglement, is op het eerste lid van dit artikel van overeenkomstige toepassing.

Artikel 17    Ledenvergaderingen; agendapunten en voorstellen

1. De ledenvergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
2. Van brieven, die aan de ledenvergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende ledenvergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘ingekomen stukken’ mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging, indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De ledenvergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
3. Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan twee maal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.
4. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
5. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt, dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging, indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
6. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Amendementen met betrekking tot een voorstel tot statutenwijziging moeten echter ten minste één week voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel, dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging, indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
7. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging, indien deze door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie, die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
8. Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende ledenvergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.

Artikel 18    Ledenvergaderingen; stemmingen 

1. Een in een ledenvergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
2. Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

Artikel 19    Ledenvergaderingen; orde

De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering verbaal of non-verbaal zich - naar het oordeel van de voorzitter - misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 20    Contributie

1. De leden, met uitzondering van de ereleden, zijn aan de vereniging een contributie verschuldigd, waarvan het bedrag door de ledenvergadering wordt vastgesteld.
2. Nieuwe leden die na 1 juli als lid worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar de helft van de contributie verschuldigd
3. Het bedrag van de contributie van partnerleden en jeugdleden wordt bepaald op een gedeelte van de contributie van algemene leden. Dit gedeelte kan voor elk van de genoemde categorieën verschillend zijn.
4. Eenmaal vastgestelde bedragen blijven van kracht totdat zij door de ledenvergadering worden gewijzigd. Een wijziging werkt ten hoogste terug tot de aanvang van het verenigingsjaar waarin zij wordt vastgesteld.

Artikel 21    Begroting

1. Het bestuur legt jaarlijks aan de ledenvergadering een begroting van inkomsten en uitgaven ter vaststelling voor. De begroting voor het lopende verenigingsjaar kan vervolgens op de ledenvergadering vastgesteld worden
2. Het begrotingsvoorstel ligt uiterlijk twee weken voor de te houden jaarlijkse ledenvergadering ter inzage voor de stemgerechtigde leden en jeugdleden in het clubgebouw.
3. Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van verplichtingen als daardoor het totale financiële resultaat van het betreffende verenigingsjaar ongunstiger zou worden dan in de begroting werd voorzien.
4. Indien evenwel de begroting niet wordt vastgesteld vóór de aanvang van het betreffende verenigingsjaar, dan is het bestuur gedurende iedere maand die geheel of gedeeltelijk aan die vaststelling voorafgaat, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot ten hoogste een / twaalfde gedeelte van de betreffende post van de ontwerp-begroting.

Artikel 22    Rekening en verantwoording

1. Het bestuur maakt jaarlijks een balans en een staat van de baten en de lasten van de vereniging over het afgelopen verenigingsjaar op en legt deze met een toelichting ter goedkeuring aan de ledenvergadering over op een zodanig tijdstip, dat zij behandeld kunnen worden op de eerste ledenvergadering na afloop van dat verenigingsjaar.
2. De staat van de baten en lasten ligt uiterlijk twee weken voor de te houden jaarlijkse ledenvergadering ter inzage voor de stemgerechtigde leden en jeugdleden in het clubgebouw.
3. Goedkeuring van de balans en de staat van baten en lasten door de ledenvergadering strekt het bestuur tot décharge voor al hetgeen daaruit blijkt.
4. Het bestuur bewaart de in dit artikel bedoelde bescheiden gedurende 10 jaren.

Artikel 23       Bijeenroeping ledenvergadering

1. De agenda vermeldt plaats, datum en aanvangstijdstip van de vergadering, alsmede de te behandelen agendapunten.
2. Indien ingevolge artikel 20, lid 5, van de statuten, op verzoek van een aantal leden een ledenvergadering moet worden gehouden, is het bestuur verplicht die vergadering uit te schrijven binnen twee weken na ontvangst van het verzoek.

Artikel 24       Notulering

De ontwerp-notulen worden, door publikatie in het clubblad of op andere wijze, zo spoedig mogelijk ter kennis van de stemgerechtigde leden en de jeugdleden gebracht. Zij worden in de eerstvolgende ledenvergadering, eventueel gewijzigd, vastgesteld en door de voorzitter en de notulist ondertekend. De eventueel door de ledenvergadering aangebrachte wijzigingen worden tevens opgenomen in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.

Artikel 25    Kascommissie

1. De ledenvergadering benoemt jaarlijks uit de stemgerechtigde leden een kascommissie van ten minste twee leden. Tegelijkertijd worden zo mogelijk ten minste twee plaatsvervangende leden benoemd, die de leden bij ontstentenis vervangen. De leden en de plaatsvervangende leden mogen geen deel van het bestuur uitmaken. Aftredende leden kunnen terstond worden herbenoemd, tenzij zij reeds vier jaar zitting hebben.
2. De kascommissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten en brengt aan de ledenvergadering schriftelijk of mondeling verslag van haar bevindingen uit.
3. Het bestuur stelt de kascommissie in staat, haar onderzoek tijdig voor de jaarlijkse ledenvergadering te verrichten en is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.
4. Indien het onderzoek bijzondere boekhoudkundige kennis vereist, dan kan de commissie zich op kosten van de vereniging door een deskundige doen bijstaan.
5. De leden van de kascommissie kunnen te allen tijde door de ledenvergadering worden ontslagen, maar slechts tegelijk met de benoeming van andere leden.

Artikel 26    Kascommissie; tussentijds onderzoek

1. De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 25, lid 3 en 4, van het huishoudelijk reglement is op dit tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
2. Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
3. De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.

Artikel 27     Geschillencommissie

1. Het bestuur kan een geschillencommissie benoemen, bestaande uit een voorzitter en twee leden, die geen lid van het bestuur zijn en als onpartijdig en onkreukbaar bekend staan. De voorzitter dient zo mogelijk daarenboven de hoedanigheid van meester in de rechten te bezitten. Ook een niet-lid kan worden benoemd tot lid van de geschillencommissie.
2. Een benoeming als bedoeld in het eerste lid is pas van kracht, nadat deze door de ledenvergadering is bekrachtigd bij een met een meerderheid van ten minste twee / derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit.
3. De leden van de geschillencommissie treden na drie jaar af. Zij kunnen terstond worden herbenoemd. Het lidmaatschap van de commissie eindigt voorts door overlijden of bedanken. De leden kunnen niet worden ontslagen. Het einde van het lidmaatschap van de vereniging heeft niet het einde van het lidmaatschap van de commissie tot gevolg.
4. De geschillencommissie is op schriftelijk verzoek van de meest gerede partij bevoegd kennis te nemen van alle geschillen tussen het bestuur en een of meer bestuursleden en tussen bestuursleden en / of leden onderling, indien door het voortbestaan van een dergelijk geschil de sfeer binnen de vereniging is verstoord of dreigt te worden verstoord, dan wel de goede gang van zaken binnen de vereniging anderszins wordt geschaad of dreigt te worden geschaad.
5. De ledenvergadering kan besluiten, dat de geschillencommissie voor de behandeling van toekomstige beroepen tegen een weigering van toelating als bedoeld in artikel 10 van de statuten, tegen een opzegging van het lidmaatschap als bedoeld in artikel 12 van de statuten en tegen een ontzetting uit het lidmaatschap als bedoeld in artikel 13 van de statuten voor de ledenvergadering in de plaats treedt. De ledenvergadering kan dit besluit voor toekomstige beroepen ook weer intrekken.
6. De geschillencommissie doet in het geschil uitspraak na behoorlijk onderzoek en oproeping, althans schriftelijke raadpleging, van alle betrokkenen. Zij bepaalt verder zelf de loop van de procedure. De leden van de vereniging verstrekken aan de commissie alle door haar verlangde inlichtingen. De commissie kan op kosten van de vereniging deskundigen raadplegen, indien zij daaraan behoefte heeft.
7. De schriftelijke uitspraak van de commissie wordt onverwijld aan het bestuur en aan alle betrokkenen toegezonden. Het bestuur en alle betrokkenen zijn verplicht, naar de uitspraken van de commissie te handelen.

Artikel 28    Aansprakelijkheid

1. De vereniging is tegenover haar leden niet aansprakelijk voor enige schade, ontstaan tijdens vanwege de vereniging georganiseerde bijeenkomsten of evenementen, van welke aard ook, en evenmin voor enige schade ten gevolge van door de vereniging verleende adviezen of door welke andere oorzaak dan ook.
2. Het bestuur dient als volgt te handelen:
   1. Voor huidige bestuursleden:

• zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
• bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen de bevoegdheden blijven.
• handelen conform de wet, statuten, huishoudelijk reglement en eventuele bestuursreglementen.
• bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
• voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belangen
• voldoen aan de administratieplichten.
• geen overeenkomsten aangaan die de vereniging niet kan nakomen.
• ervoor zorgen dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

b.   Voor nieuwe bestuursleden

Ervoor zorgen dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

• De financiële toestand van de vereniging.
• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
• De (onderlinge) werkafspraken.
• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
• De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.

c. Voor aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen van:

• Het neerleggen van de bestuursfunctie duidelijk vastgeleggen in notulen en communicatiemiddelen..
• Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
• Vastlegging van de afspraken, incl. de rechten op diverse systemen, Google drive en administratie.

Artikel 29    Tegenstrijdig belang

1. Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
2. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
3. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
4. Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
5. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum minimum aantal vereisten stemmen of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.
6. Als een (potentieel) tegenstrijdig belang wordt in ieder geval aangemerkt:
   1. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
   2. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
   3. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.8

7 .Deze afspraken zal het bestuur minstens éénmaal per jaar controleren op actualiteit.

Artikel 30 Representatie

De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.

Artikel 31 Orgaan der vereniging

1. Het bestuur bevordert, dat ten minste 4 maal per jaar een clubblad als orgaan van de vereniging verschijnt.
2. Wanneer het bestuur op grond van artikel 13 van het huishoudelijk reglement een redactiecommissie - als bedoeld in artikel 16 van het huishoudelijk reglement - heeft benoemd, dan dient het bestuur tenminste door één van zijn leden in deze commissie te zijn vertegenwoordigd.
3. Het bestuur of de eventueel ingestelde redactiecommissie bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad.
4. De redactiecommissie bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen. Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
5. Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen drie maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de redactiecommissie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de redactiecommissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
6. In het clubblad worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
7. De namen, adressen , telefoonnummers en e-mail adressen van de bestuursleden;
8. Het correspondentie-adres van de vereniging;
9. De door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentie-adres van deze commissies;
10. Namen en telefoonnummers van de instructeurs;
11. Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist omtrent de plaatsing van advertenties.

Artikel 32 Vergoedingen

1. Na een daartoe door de ledenvergadering genomen besluit, kunnen de leden van het bestuur ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti en telefoonkosten genieten.
2. De vergoeding voor reiskosten bestaat uit een bedrag per kilometer, dat door de ledenvergadering wordt bepaald. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
3. Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen.
4. De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door een door het bestuur daartoe aangewezen lid der vereniging voor akkoord is mede–ondertekend.
5. Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.

Artikel 33 Introductie

Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter personen introduceren bij bijeenkomsten,  tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst introductie niet is toegestaan.

Artikel 34 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de ledenvergadering af.

Aldus vastgesteld op in de Algemene LedenVergadering van 21 april  2026